Os relatórios de telefonia são a principal forma de manter um controle acerca dos serviços utilizados pela empresa e entender os valores que são cobrados pelo que se utiliza. Porém, é comum que em muitas organizações ninguém tenha conhecimento suficiente para entender esse documento.

Contar com ferramentas que emitam relatórios de telefonia e compreender essas informações é fundamental para criar uma gestão eficiente dos serviços telefônicos. Esse processo permite minimizar custos e investir melhor em infraestrutura de acordo com as reais necessidades da empresa.

Neste post, vamos falar um pouco mais sobre os relatórios de telefonia, sua importância dentro da organização e as principais informações que fazem parte deles, além de como montar um documento que possa realmente agregar valor dentro de sua empresa. Confira!

A importância dos relatórios de telefonia

As telecomunicações são um ponto essencial para o funcionamento de uma empresa hoje. Seja em telefones fixos ou em aparelhos celulares, a maioria das organizações conta com planos de uso de linhas telefônicas e esse é um serviço que pode sair caro.

Por conta disso, acompanhar tudo o que é consumido em relação ao que é realmente utilizado é uma das principais formas de poupar dinheiro e evitar pagar por serviços que não são necessários no dia a dia da operação.

Nesse complexo contexto, surgem os relatórios de telefonia, um instrumento de controle que facilita — e muito — a vida do gestor responsável por gerenciar toda a telecomunicação da empresa, seus gastos e necessidades.

Essa importância aumenta muito quando falamos em empresas que mantêm call centers ou centrais de atendimento. Entre suas principais atividades, estão o contato com clientes, a negociação de vendas ou a resolução de problemas enfrentados pelos consumidores.

Em todos os casos, a demanda por serviços telefônicos aumenta muito, fazendo com que a gestão de tudo o que é consumido mensalmente se torne um desafio ainda maior. Para garantir que o que é cobrado pelo fornecedor, a empresa demanda mais atenção. A telefonia tem um papel estratégico dentro das organizações e está ligado diretamente à satisfação do cliente e à lucratividade das empresas.

Essa importância vem fazendo com que muitas empresas olhem com outros olhos para a telefonia e busquem não apenas melhorar sua infraestrutura. Elas também procuram garantir mais controle sobre os serviços utilizados com o objetivo de maximizar sua eficiência.

Dessa forma, os relatórios de telefonia permitem a identificação de pontos a serem corrigidos dentro da estratégia adotada pela empresa e quais os serviços que são realmente demandados pela organização.

Com esse tipo de informação em mãos, fica muito mais fácil para o gestor negociar melhores preços junto às operadoras de acordo com o conjunto de serviços telefônicos que a empresa necessita, realizando a portabilidade quando for mais vantajoso.

Além disso, em alguns casos, o relatório de telefonia pode revelar que é melhor para a empresa utilizar parte dos serviços de uma operadora e parte de outras, como um plano fixo e outro móvel de fornecedores diferentes.

Os componentes essenciais dos relatórios de telefonia

São vários os pontos que podem ser explorados nos relatórios de telefonia para que eles cumpram com sua função dentro da empresa. Assim, é de responsabilidade do gestor analisar quais são as informações que ele considera mais importantes.

Contudo, determinados pontos são fundamentais para entender melhor quais são as principais demandas da organização em termos de serviços de telefonia. São eles:

  • operadora: por mais básico que pareça, algumas empresas trabalham com várias operadoras e, por conta disso, é interessante que o relatório considere essa informação;
  • número do contato: o telefone do cliente que entrou em contato ou que recebeu a ligação por parte da empresa;
  • DDD de destino: código da localidade do telefone do cliente;
  • DDD de origem: o código de localidade da empresa também é interessante, principalmente em empresas que possuem filiais;
  • data e hora: momento em que foi realizada a ligação ou enviada a mensagem;
  • duração da chamada: o tempo que foi dispendido pela interação junto ao cliente durante o contato;
  • volume de dados trafegados diariamente: número de chamadas realizadas e tempo total em contato;
  • limites de franquia: os dados determinados em contrato junto ao fornecedor de serviços telefônicos;
  • valor por chamada: o custo total de cada um dos contatos realizados por ligação ou mensagem;
  • valores extras: custos com relação a limites e franquias excedidos;
  • tributos: os impostos cobrados por cada um dos contatos realizados.

Como dito, as informações listadas acima são apenas um exemplo de pontos interessantes para serem acompanhados nos relatórios de telefonia, ficando a cargo do gestor a montagem de um documento que possa suprir sua demanda de conhecimento acerca da real situação dos serviços telefônicos consumidos pela empresa.

A montagem de um relatório de telefonia

A montagem de um relatório de telefonia pode ser de responsabilidade do gestor. Entretanto, ele pode realizar essa tarefa com o auxílio dos colaboradores que utilizam os serviços telefônicos todos os dias e já têm um certo know-how sobre o assunto.

Além disso, contar com um software de gestão é outro ponto fundamental na hora de automatizar os relatórios de telefonia. O sistema cria um documento de forma regular e permite uma leitura simples e rápida, já que a telefonia por si só já é algo complexo de se compreender.

Um auxílio externo, de empresas especializadas na montagem de infraestruturas telefônicas, por exemplo, também é bem-vindo, garantindo assim que se possa tirar o melhor proveito dos serviços prestados por essas empresas.

Os relatórios de telefonia são documentos que simplificam o entendimento acerca do uso dos serviços telefônicos dentro da empresa e reduzem ao máximo seus custos, permitindo mais eficiência. Sua montagem pode ser realizada aos poucos, inserindo novas informações que se percebam necessárias e retirando outras que não agregam valor ao documento.

Confira agora mesmo nosso post e entenda como otimizar as vendas realizadas por telefone em sua organização!