Mesmo que a comunicação, interna e externa, seja algo essencial para qualquer empresa, independentemente do porte ou ramo de atuação, muitas empresas acabam deixando a gestão de telefonia de lado, o que é um erro.

A terceirização é uma boa opção para melhorar esses serviços sem ter de dedicar colaboradores internos para essas atividades, garantindo qualidade e eficiência com menores custos e investimentos.

Contudo, é preciso ter cuidado na hora de contratar uma prestadora de serviços em gestão de telefonia, uma vez que existem diversos players no mercado e nem todos conseguem oferecer as soluções que sua empresa demanda. Para ajudá-lo a entender melhor o que é gestão da telefonia e como terceirizar essa atividade, criamos este pequeno post.

A gestão da telefonia

A gestão de telefonia é uma atividade de consultoria e gerenciamento, que visa, principalmente, fornecer e gerir soluções para a resolução de problemas de comunicação dentro das empresas por meio de serviços telefônicos, utilizando o apoio da tecnologia.

Por mais que hoje estejamos em plena era digital e muitos contatos sejam realizados por meio de outros canais, como os famosos aplicativos de mensagem, o contato telefônico ainda é um dos principais meios para se relacionar com clientes e fornecedores.

Os benefícios da terceirização da gestão de telefonia

São várias as vantagens de se terceirizar essa atividade, principalmente por, na maioria das vezes, não ser o objetivo principal da companhia, apenas uma ferramenta de apoio. Entre os benefícios, podemos destacar:

Menores custos

Um dos principais motivos para levar uma empresa a terceirizar sua gestão de telefonia são os altos custos da tecnologia, que acabam impedindo investimentos mais robustos na área por parte da organização.

Uma prestadora de serviços já conta com uma gama de prestações e algumas infraestruturas compartilhadas, sendo que os custos acabam diluídos entre os seus mais diversos clientes, garantindo menores investimentos para obter a mesma tecnologia.

Ao mesmo tempo, ao obter um assessoramento adequado acerca de planos e melhores opções em tecnologia para telefonia, sua empresa poderá utilizar-se de boas ferramentas com baixos custos em longo prazo.

Maior qualidade

A comunicação é essencial para o crescimento e desenvolvimento de uma empresa — seja para entrar em contato direto com clientes, seja para decidir datas de entrega com um fornecedor, a qualidade de uma ligação pode arruinar ou garantir um negócio.

Ao contratarem uma prestadora de serviços telefônicos, os profissionais da consultoria verificarão e avaliarão toda a sua atual infraestrutura, buscando por problemas a serem sanados e evitando qualquer risco à sua comunicação no futuro.

Profissionais especializados

Profissionais especializados em telefonia não são fáceis de se achar no mercado para contratação, haja vista que a maioria deles já se encontra empregada e, dificilmente, aceita outra proposta. Sendo assim, para ter acesso a um conhecimento como esse, é preciso utilizar-se de uma prestadora de serviços.

Os profissionais que atuam nessas empresas têm ampla experiência, pois já participaram de vários projetos com as mais variadas infraestruturas e não terão problemas em montar um bom ambiente em sua empresa também.

Relatórios completos

Por último, uma vantagem incrível da terceirização da gestão telefônica de sua empresa é o total acesso a relatórios completos acerca do uso dos serviços, disponibilizados diretamente pela empresa contratada. Isso permite verificar em que canal se gasta mais, qual é a demanda por melhorias, entre outros pontos de gerenciamento.

Os pontos a considerar na terceirização

Montar e gerir uma infraestrutura de telefonia pode ser algo complexo e que exige maiores conhecimentos, ainda mais quando acontece o uso de ferramentas tecnológicas, como VoIP e PABX. Por conta disso, quando avaliamos o contexto, a terceirização pode ser a melhor opção, com custos menores e melhor qualidade de serviço.

Contudo, é preciso ter cuidado na hora de buscar por uma parceria no mercado. Vamos listar alguns pontos aos quais você deve ficar atento.

Defina seus objetivos

Não é possível encontrar respostas sem ter perguntas, dessa forma, o primeiro passo é determinar do que a sua empresa realmente necessita e quais são os seus objetivos na busca por uma parceria.

Entre os pontos que você pode verificar, estão:

  • Quais departamentos demandam linhas telefônicas?
  • Qual o número de ramais necessário?
  • É preciso contratar planos de chamadas?
  • Quantos minutos são necessários?
  • Faço que tipo de ligações, locais, nacionais e/ou internacionais?
  • Preciso de quais recursos ou ferramentas de gestão de telefonia?
  • Minha atual infraestrutura já funciona bem?
  • Preciso de novas tecnologias?

Verifique a reputação da empresa

O mercado está saturado de players, e o que é bom para a concorrência entre eles e a melhoria da qualidade também pode ser prejudicial para a sua empresa, caso você não faça a escolha correta.

O ideal é verificar a reputação da prestadora de serviços no mercado, o que seus clientes falam dela, quais os defeitos apontados e quais as qualidades. Com essas informações, fica mais simples tomar uma decisão adequada sobre qual é a melhor contratação.

Analise os serviços oferecidos

Cada terceirizada mantém um catálogo próprio de serviços oferecidos e nem sempre eles são os mesmos, sendo que algumas são especializadas em ferramentas, outras, em redes, e por aí vai, ou seja, é preciso buscar por uma parceria que atenda aos seus objetivos e demandas.

Considere o custo-benefício

Assim como os serviços, cada player também apresenta uma tabela de preços, sendo que são comuns os chamados combos, ou seja, contratos que incluem uma grande gama de ações por determinado preço, mais em conta que a contratação separada.

É preciso sempre analisar o custo-benefício. Mesmo que uma oferta possa parecer tentadora, caso sua empresa não faça uso de algum dos serviços, ela pode não ser uma boa escolha, afinal, você pagará por algo que não utilizará na totalidade. Tenha sempre isso em mente!

Procure referências e verifique o atendimento

Procure pelos clientes atuais da empresa que você pensa em contratar e verifique como funciona o atendimento no pós-venda, se o suporte realmente atende aos prazos de resolução de problemas estabelecidos em contrato e como é a qualidade dos serviços ofertados.

Dessa forma, você poderá analisar melhor o comprometimento da prestadora de serviços com os seus clientes e evitar fechar um contrato que possa trazer dor de cabeça.

A gestão de telefonia é uma atividade estratégica e essencial para o desenvolvimento de um negócio. Por conta disso, a terceirização, mesmo sendo a melhor opção, deve ser realizada com todo cuidado possível para evitar problemas.

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