Uma organização eficiente tem um fluxo de comunicação fluido entre seus setores, para aumentar a integração dos processos e reduzir o desencontro de informações. O PABX virtual é uma ferramenta muito importante para garantir a produtividade sem onerar o fluxo de caixa da empresa.

Seu nome, cuja sigla significa Private Automatic Branch Exchange ou Troca Automática de Ramais Privados, diz respeito exatamente à principal funcionalidade da solução, que é a de estabelecer uma central usada apenas internamente para estabelecer conexões entre usuários de forma automática — sem a interferência de um operador.

O sistema, além de integrar todas as linhas da empresa para fazerem ligações ilimitadas, também é compatível com o vínculo aos telefones externos, por meio de uma linha ou mais, conectada(s) com uma central de telefonia.

Dessa forma, o PABX é a tecnologia que coordena a comunicação organizacional, pois funciona como um sistema central que distribui as chamadas e garante um fluxo de comunicação sem que a empresa tenha que investir na contratação de muitas linhas telefônicas. Conheça mais sobre o PABX virtual.

1. Tipos de PABX

Além da PABX virtual, há outros tipos específicos, que evoluíram conforme a ampliação dos recursos e da tecnologia e são adotados conforme a necessidade de cada negócio. Apesar disso, à medida que suas funcionalidades se tornam mais digitalizadas, a manutenção e o uso da ferramenta tornam-se mais baratos.

PABX analógico

Esse é o primeiro modelo da ferramenta, por isso é o mais conhecido. Foi projetado para conectar linhas analógicas por meio das operadoras telefônicas. Seu sistema é mais limitado e exige suporte técnico constante.

No entanto, possibilita a comunicação interna entre ramais com captura e transferência de chamadas. Atualmente, não é uma solução indicada para empresas que optam pela tecnologia.

PABX digital

Suas funcionalidades avançaram sobre o PABX tradicional, principalmente pela maior qualidade de voz. Tem funcionalidades mais amplas, como a seleção automática de linhas e a possibilidade de controle do tempo das ligações.

Supera a qualidade do sistema analógico, mas também exige investimento maior devido aos aparelhos e às linhas específicas, que devem ser instaladas para funcionar adequadamente.

PABX virtual

A Internet viabilizou o surgimento dessa tecnologia, cuja conexão instantânea e de altíssima qualidade para a troca de dados acontece devido à utilização de um sistema VoIP — Voz sobre IP.

Sua capacidade de atendimento é ilimitada, sendo, portanto, escalável de acordo com a necessidade do negócio. Isso porque utiliza ramais virtuais em qualquer computador, tablet ou dispositivo móvel com acesso à Internet.

Nos dispositivos, são instalados headsets que aumentam a privacidade das ligações. Quando a empresa já tem uma infraestrutura legada de comunicação, também pode adotar o PABX virtual, por meio da instalação do ATA (Adaptador de Telefonia Analógica) nos aparelhos tradicionais.

Algumas optam por adquirirem softphones e telefones IP, que, além de possibilitarem o funcionamento da solução sem nenhum adaptador, ainda oferecem funcionalidades mais amplas, como identificação e contagem de chamadas.

Como o seu funcionamento é totalmente digital, não demanda despesas adicionais, o que reduz consideravelmente o custo de telefonia das empresas, sem prejudicar a produtividade da equipe de trabalho.

Esse sistema é indicado para todos os tipos de negócio, pois favorece a mobilidade, inclusive para a execução de funções externas e home office, a flexibilidade e o controle da qualidade de atendimento.

2. Diferenças entre PABX virtual e PABX tradicional

O PABX virtual, também chamado de PABX IP, tem a mesma função do PABX tradicional, mas conta com funcionalidades mais avançadas, devido à evolução da tecnologia, e utiliza a rede de dados para possibilitar o tráfego de voz.

Isso muda completamente a capacidade da solução, que pode ser instalada em qualquer aparelho que se conecta à Internet e funciona independentemente da existência de aparelhos telefônicos tradicionais.

Além disso, sua instalação e sua manutenção podem ser realizadas por meio de um suporte remoto, o que garante atendimento imediato e suporte disponível a qualquer momento. Também elimina a necessidade de uma central telefônica e os ramais podem ser conectados a aplicações.

3. Semelhanças entre PABX virtual e central telefônica

A central telefônica é um tipo de solução que recebe e efetua chamadas internas e externas, por meio do mesmo ramal. Seus recursos são limitados à tecnologia adotada e podem ser usados em um sistema convencional ou na telefonia IP.

As centrais telefônicas e o PABX virtual funcionam da mesma forma, pois são equipamentos que conectam usuários por um mesmo sistema local. Além disso, ambas transferem chamadas entre ramais, garantem atendimento automatizado e relatórios estratégicos, como o detalhamento dos registros, filas de atendimento, entre outras.

4. Vantagens para as empresas que adotam o PABX virtual

As vantagens do PABX virtual são variadas e abrangem desde a redução de custos de telefonia até a produtividade pela maior integração dos seus usuários. Confira mais detalhes desses benefícios:

Agiliza os processos

Por se manterem em nuvem, a flexibilidade, a disponibilidade e a praticidade da tecnologia agilizam os processos de comunicação. A não obrigatoriedade de se manter uma central telefônica física também facilita o uso do sistema e isso reduz consideravelmente os custos de telefonia.

É escalável

A escalabilidade é um aspecto imprescindível para que a infraestrutura cresça conforme o avanço do negócio. Isso também minimiza a necessidade de equipamentos que poderiam ficar inutilizados se não houvesse demanda, o que também reduz o investimento necessário na solução.

Uma infraestrutura complexa é mais custosa e reconfigurar o sistema toda vez que um novo equipamento precisa ser instalado, como acontece com soluções tradicionais, pode ser uma tarefa muito mais complicada.

Possibilita a integração

A integração entre todos os sistemas da empresa também resulta em produtividade, já que favorece a comunicação; aumenta o controle e a possibilidade de monitoramento da qualidade e evita o retrabalho e a ocorrência de erros prejudiciais para a eficiência dos processos.

Além disso, a disponibilidade do serviço e suas funcionalidades para acesso em diferentes plataformas aumentam a mobilidade da equipe.

Tem funcionalidades exclusivas

Os recursos são muitos e melhoram a qualidade do atendimento, possibilitando analisar o fluxo de comunicação e viabilizando o controle organizacional. Destacam-se:

  • URA (Unidade de Resposta Audível);
  • monitoramento de chamadas;
  • controle das filas de atendimento;
  • ramal remoto;
  • reuniões por áudio;
  • correio de voz;
  • DDR (discagem direta para ramal);
  • gravador de chamada.

Reduz custos de telefonia

A redução é resultado de não haver necessidade de investir em uma infraestrutura robusta, com linhas fixas, muitos aparelhos, fiação e profissionais para trabalharem na central telefônica.

Além disso, os custos de ligações internas são nulos, e os de ligações externas, mais baratos que em linhas telefônicas tradicionais. Como o PABX virtual é uma solução baseada em software, sua instalação e sua manutenção são mais fáceis, podem ser realizadas remotamente e, consequentemente, são mais em conta.

Para aproveitar ao máximo a possibilidade de integração e todas as demais vantagens do PABX virtual, é preciso estabelecer uma parceria com uma empresa que seja capaz de atender sua necessidade de forma personalizada.

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