Custos operacionais muito altos oneram o fluxo de caixa da empresa e impedem que investimentos sejam feitos para a manutenção da competitividade do negócio no mercado.

Reduzi-los é objetivo de grande parte dos gestores, que busca por eficiência a um custo mínimo de gestão e produção. Apesar de não conseguir eliminar totalmente os custos operacionais, é possível otimizar os gastos financeiros para que o rendimento com as atividades supere a despesa e gere lucro.

Neste artigo, vamos explicar como é possível reduzir os custos operacionais sem perder a qualidade do produto, serviço ou do atendimento prestado no negócio. Quer manter sua empresa competitiva mesmo com os impactos financeiros da crise? Continue a leitura deste post!

Mapeie seus processos

O primeiro passo para reduzir custos operacionais é encontrar possíveis gargalos em processos. Para isso, é preciso conhecer bem todas as etapas e tarefas envolvidas, observar possível ociosidade, atrasos e perdas, que, em sua maioria, são os maiores causadores de prejuízos.

Além disso, é preciso identificar algumas despesas que podem ser reduzidas. Separe os gastos fixos dos variáveis. Geralmente, eles podem ser renegociados, como o valor do aluguel, ou reduzidos, como a conta de energia elétrica. Isso é possível, inclusive, por meio de uma simples reunião de conscientização dos funcionários.

Se nesse mapeamento for encontrado um gargalo logístico, por exemplo, o alto custo com transporte, o gestor pode optar por terceirizar essa etapa, em vez de adquirir veículos e contratar motoristas próprios.

Além de eliminar a responsabilidade sobre a frota, a empresa desonera sua folha de pagamento e deixa de arcar com custos extras, como despesas de viagens, seguros e controle de rota, sem prejudicar os prazos de entrega e a qualidade no atendimento.

Envolva todos os colaboradores nesse projeto

O comprometimento da equipe é primordial para obter sucesso na redução de custos operacionais. Por isso:

  • organize treinamentos, que qualifiquem adequadamente os funcionários para exercerem suas funções com eficiência. Manter uma equipe bem treinada é fundamental para incentivar a produtividade e o crescimento profissional no ambiente organizacional;
  • garanta um ambiente de trabalho harmônico, com todas as ferramentas necessárias para cada um desempenhar o seu papel. Isso reduz o turnover, ou seja, a taxa de rotatividade de funcionários, que também prejudica o fluxo de caixa da empresa;
  • reúna-se frequentemente com toda a equipe para apresentar a situação da empresa e informar qual o nível de comprometimento exigido;
  • premie aqueles que se destacarem para aumentar a motivação no alcance de metas e objetivos em comum.

Negocie com fornecedores

Fornecedores e parceiros de negócio serão os primeiros a sentirem o efeito da redução de sua produtividade. Por isso, é de interesse comum manter as atividades e o fornecimento, mesmo sendo menos vantajoso para os envolvidos.

Dessa forma, negocie novas formas de pagamento, prazos mais longos ou até mesmo a redução de preços para aquisição de insumos, matéria-prima ou na contração de serviços imprescindíveis para o desenvolvimento do seu negócio.

Isso garante estabilidade em momentos de incerteza e permite que o fluxo de consumo não seja interrompido.

Avalie a terceirização de processos

A terceirização é uma solução muito interessante para transformar custos fixos em variáveis. Assim, as despesas da empresa também se tornam escaláveis, ou seja, aumentam ou reduzem conforme a evolução ou o retrocesso do negócio.

Busque parceiros que ofereçam qualidade na melhor relação custo-benefício. Essa terceirização pode abranger desde atividades complementares, como a limpeza da unidade, até atividades-fim, ou seja, o core business da empresa.

Além de a equipe direcionar a atenção ao que realmente importa para o crescimento do negócio, os impostos que serão pagos são reduzidos, trazendo economia para sua empresa e facilitando o controle gerencial.

Aumente o giro do estoque impulsionando as vendas

A melhor forma de reduzir os efeitos dos custos operacionais na liquidez do negócio é aumentar o rendimento da empresa. Isso pode ser feito por meio do giro do estoque. O primeiro passo é não manter estoques ociosos, que também geram despesas para o negócio.

O segundo é utilizar métodos que potencializem as vendas, para minimizar a necessidade de capital de giro, como promoções, descontos, upsell e cross-sell, por exemplo.

Dessa forma, a empresa consegue aumentar o volume de capital próprio para fazer investimentos que trarão rendimentos em longo prazo.

É o caso de melhorar a infraestrutura de atendimento adotando o PABX virtual, o que aumenta a produtividade, pois viabiliza um fluxo de comunicação mais eficiente, além de reduzir as despesas de telefonia, já que todo o processo é feito pela web.

Após todas as investidas de redução, é preciso monitorar continuamente os resultados e mensurar seus efeitos por meio da adoção de Key Performance Indicators (KPIs). Assim, os gestores não só acompanham os resultados da redução dos custos operacionais, como também detectam novos gargalos para implementar novas ações.

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